Назначение адресной книги
Функции записной книжки в ОЕ выполняет инструмент (программа), называемый Адресная книга (далее АК).
АК имеет несколько окон, в каждом из которых выполняются определенные операции. Так, в главном окне АК в краткой форме выводятся наиболее важные сведения об абонентах. Подробные же сведения о каждом абоненте содержатся в его визитной карточке. Строка в окне АК далее будет называться записью соответствующего абонента.
Вызов адресной книги и вид окна
Существует несколько способов вызова главного окна АК. Один из них — вызов АК из основного окна ОЕ щелчком на инструментальной кнопке Адресная книга или по команде меню Сервис > Адресная книга. Вид главного окна может изменяться в соответствии со значением опций, заданных в ниспадающем меню команды меню Вид. Так выбор одной из опций крупные значки, мелкие значки, список, подробности определяет способ представления сведений об абонентах.
Работа с записями в адресной книге. Сортировка записей в АК.
Для упорядочения записей в окне АК по значениям какого-либо столбца (например, по полному имени или по фамилии) следует:
1) щелкнуть на заголовке этого столбца. При этом по первому такому щелчку записи сортируются в порядке возрастания значений в столбце, а по второму щелчку — в порядке убывания;
2) выполнить команду меню Вид > Сортировка.
Командой меню Вид > Сортировка определяется тип используемой метки адреса. Так, при пометке по этой команде опции имя в качестве меток адреса используется поле Вид из визитных карточек абонентов, а при выборе опции фамилия — ФИО абонента.
Сохранение и восстановление адресной книги. При больших объемах переписки для сохранения АК, в том числе на дискете, следует выполнить команду меню Файл > Экспорт, После этого начнет работать Мастер экспорта, в котором следует указать, что АК необходимо сохранить в виде текстового файла, разделенного запятыми. Смысл остальных задаваемых полей ясен из их названий. Сформированный таким образом файл, содержащий АК, по умолчанию имеет расширение csv. Восстановление АК выполняется по команде меню Файл > Импорт. Начавшему после этого работать Мастеру импорта также следует указать, что книгу необходимо восстановить из текстового файла, разделенного запятыми и далее следовать вполне понятным указаниям. Следует иметь в виду, что новые импортируемые адреса добавляются к уже имеющимся. Если метка импортируемого адреса совпадает с имеющейся в книге, то в зависимости от указаний пользователя или могут быть сохранены старые атрибуты абонента с этой меткой, или значения всех атрибутов заменятся на импортируемые.
Непосредственный ввод сведений об адресате выполняется после щелчка на кнопке Создать адрес в окне адресной книги или после выполнения в том же окне команды меню Файл > Создать адрес. После этого открывается окно визитной карточки, изображенное на рис. 3, в поля которого следует внести имеющиеся сведения. Обязательным является ввод информации хоть в одно поле группы имя. Остальные сведения могут быть внеcены позднее. Значение поля Вид автоматически формируется по мере заполнения полей: Имя, Отчество, Фамилия, но в него может быть введена любая удобная метка, которая в дальнейшем будет появляться в столбце Полное имя главного окна АК, Если в группе имя заполнено только поле Прозвище, то в качестве метки будет использоваться именно это значение.
Автоматическое занесение в адресную книгу адреса получателя сообщения. Данный режим устанавливается из основного окна ОЕ по команде меню Сервис > Параметры > Общие и пометке флага Автоматически заносить получателей в адресную книгу. Этот режим обычно используется для сохранения адресов авторов поступивших Вам сообщений. Адрес абонента заносится в АК только после выделения заголовка сообщения, на которое Вы хотите ответить, и щелчка на кнопке Ответить автору. После этого открывается окно Создания сообщения, в котором в поле Кому уже будет вставлен адрес автора исходного сообщения. Одновременно адрес будет сохранен в адресной книге и при этом в качестве метки будет использовано значение поля От .Занесение в АК производится, если адрес с такой меткой в АК отсутствует.
Поиск людей и адресов в Интернете
В Outlook Express имеется специальная служба каталогов, позволяющая найти электронный адрес человека в Интернете по
его имени и фамилии. Для этого в WWW имеются серверы, предоставляющие указанный сервис. Список серверов можно просмотреть из окна ОЕ по команде меню Сервис > Учетные записи > Служба каталогов или из окна АК по команде меню Сервис > Учетные записи. При необходимости в этот список можно добавить новый каталог.
Для поиска адреса по имени или фамилии необходимо в окне АК:
• щелкнуть на кнопке Найти;
• выполнить команду меню Правка > Найти.
В открывшемся окне следует выбрать каталог, с помощью которого будет вестись поиск, и задать информацию для поиски.
