Создание сообщений

Виды сообщений и способы вызова окна создания сообщений

Подготовка сообщения может производиться в автономном режиме до подключения к провайдеру. Сообщения создаются в окне Создать сообщение (далее СС). Как видно из рисунка, окно содержит три области: адресную, сообщения и вложений. Так как термин сооб­щение уже многократно используется в различном контексте, то для области сообщений далее будет использоваться условный термин текстовая область. Если вложений нет, то область вло­жений отсутствует. Граница между текстовой областью и обла­стью вложений может быть перемещена вверх и вниз мышью. Перемещение между полями адресной области (Кому, Копия и др.), а также между адресной и текстовой областями выполняется мышью или клавишей <Таb>.

Способы вызова окна создания сообщений:

• Создание нового сообщения, которое может наминаться од­ним из двух способов:

а) сначала вызывается окно СС, а затем в поле Кому вставля­ются адреса получателей;

6} в АК выделяются адреса получателей, а затем вызывается окно СС с уже подставленными адресами. К новым сообщениям также можно отнести сообщения, подготовка которых начинается щелчком на E-mail-ссылке;

• Продолжение подготовки незаконченного и сохраненного со­общения или редактирование ранее созданного и ждущего отправки сообщения может быть выполнено только для еще не отправленного сообщения.

Ответ автору, при котором в новое сообщение автоматиче­ски копируется адрес отправителя письма, на которое созда­ется ответ (исходного письма), тема и, возможно, текст из исходного письма- При этом в начало поля Тема вставляется префикс Re, указывающий получателю, что это ответ на ра­нее посланное им письмо. В целом этот инструмент представляет собой аналог официальных писем вида «В ответ на Ваше письмо за №,..». Для создания ответа автору сначала в основном окне ОЕ выделяют заголовок письма, на которое собираются ответить, а затем щелкают на инструментальной кнопке Ответить автору. Цепочка сообщений, с совпадаю­щим значением полей Тема {возможно с префиксом Re), на­зывается перепиской по теме.

Пересылка письма во всем совпадает с отпетом автору за дву­мя следующими исключениями:

а) в поле Кому ничего не заносится и автор должен запол­нить его сам;

б) в начало поля Тема вставляется префикс Pw.

Для пересылки письма сначала в основном окне ОЕ выделя­ют его заголовок, а затем щелкают на инструментальной кнопке Переслать сообщение.

Пересылка письма как вложения используется, когда просто его переслать не представляется возможности, например из-за отсутствия необходимых шрифтов. Если в основном окне ОЕ по команде меню

Сервис > Пара­метры > Отправка помечен флаг Включать в ответ текст ис­ходного сообщения, то при ответе автору в создаваемое со­общение вставляется вся информация исходного письма (адреса отправителя, основного получателя и получателей копий, тема, дата и время отправки). Кроме того, каждая строка текста исходного или пересылаемого сообщения (да­лее оригинального текста) вставляется в текстовую область окна СС. При пересылке письма указанная информация вставляется всегда. Как при ответе автору, так и при пере­сылке оригинальный текст можно редактировать обычным образом или удалить. Ниже оригинального текста можно добавить собственный текст. Чтобы получатель имел воз­можность отличить оригинальный текст от добавленного,

можно установить режим, при котором каждая строка ори­гинального текста будет начинаться с заданного служебного символа. Обычно в качестве такого символа используется знак больше (>). Для установления этого режима необходимо:

1. Из окна ОЕ выполнить команду меню Сервис > Парамет­ры > Отправка.

2. В группе формат посылки почты, следует щелкнуть на кнопке Настройка, стоящей справа от селектора Обычный текст. В открывшемся окне помечается флаг' Отступ исходно­го текста символом...при ответе и переписке.

3. Выбрать нужный символ в соответствующем поле.

• Заголовок окна СС. При создании нового сообщения окно так и называется Создание сообщения, которое выводится в заголовке окна. Однако это название немедленно заменяется на значение поля Тема, как только туда будет введен текст. В случае ответа автору или пересылки сообщения названию ок­на предшествуют соответственно символы Re и Fw.

Адресация письма

Задание адреса с помощью адресной книги может быть выпол­нено одним из следующих способов:

• Набором в адресном поле начальных букв метки адреса, по­сле чего ее «хвост» подставится автоматически и останется выделенным, если в АК имеется метка, начало которой сов­падает с введенным текстом. Если продолжать набор адреса, то он заменит подставленный и выделенный «хвост».

• Щелчком на пиктограмме слева от поля адреса или на кнопке Адресная книга в панели инструментов. Открывается окно Выбрать получателя, в левой части которого расположен спи­сок абонентов и групп из адресной книги, а справа — окна для полей: Кому, Копия, Скрытая. Нужные адреса выделяются в левом окне и переносятся в нужное окно справа с помощью соответствующей кнопки. В окно Кому нужный адрес может быть занесен двойным щелчком на нем в списке адресов. По­иск нужного адреса в списке можно ускорить, набирая пер­вые буквы его метки в поле Введите или выведите из списка.

Адрес, ошибочно занесенный в какое-либо окно, может быть выделен щелчком на нем и удален клавишей <Delete>. Выбор ад­ресов заканчивается по кнопке ОК, при этом выбранные и рас­пределенные по окнам метки переносятся соответственно в поля: Кому, Копия, Скрытая. Метки адресов в полях представляются в виде ссылок подчеркнутыми.

Если адресные поля в окне Создания сообщения уже заполне­ны, то щелчок на пиктограмме слева от любого из них или на кнопке Адресная книга повторно открывает окно Выбрать получа­телей, в котором можно изменить заданные адреса,

Если адреса были заданы с помощью меток, то при отправле­нии письма проверяется наличие в АК записи с указанной мет­кой. В случае отсутствия таковой выдается окно Проверить имена с сообщением об ошибке.

С помощью кнопок в этом окне можно для такой метки создать запись или из адресной книги выбрать другой адрес.

Кодировка сообщения, задание темы и формирование текстового поля

Способ кодировки сообщения должен быть задан в самом на чале его создания, и он распространяется как на поле Тема, так и на текстовую часть. По умолчанию при создании нового сообще­ния действует кодировка, установленная в шрифтовых настрой­ках ОЕ. При ответе автору по умолчанию используется кодировка исходного письма. Требуемая кодировка может быть задана по команде меню Формат > Язык,

Поле Тема. Задание информации в поле Тема весьма желатель­но, поскольку именно текст из этого поля выводится в области за­головков сообщений в окне ОЕ и именно по нему адресат судит о важности письма. Для документов, сохраненных в папках ОЕ, текст в поле Тема представляет собой аналог имени файла. Текст в поле Тема должен быть кратким, но информативным.

Режимы создания текстового сообщения. Формирование тек­стовой части сообщения (далее текста) начинается со щелчка мы­шью в текстовой области. Текст сообщения может быть создан или в виде обычного текста или в формате HTML. Нужный ре­жим подготовки текста устанавливается по команде меню Фор­мат. Применение средств форматирования текста, вставка рисун­ков и гиперссылок возможны только в формате HTML. При отве­те автору автоматически используется формат полученного письмa, если из окна ОЕ по команде меню Сервис > Параметры > От­правка пометить флаг Отвечать в формате исходного сообщения.

Форматирование текста выполняется с помощью панели фор­матирования, расположенной выше поля текста. Ее присутствие на экране регулируется командой меню Вид.

Использование буфера возможно, как, например, в Word (можно выделять фрагменты текста, копировать или переносить их в буфер, вставлять из буфера информацию, возможно занесен­ную туда в другом приложении). В позицию указателя вставки может быть вставлен текст из файла по команде меню Вставка > Текст из файла,

Вставка рисунков и гиперссылок

Вставка рисунка выполняется по команде меню Вставка > Рисунок или щелчком на одноименной кнопке М в панели форма­тирования. Смысл полей открывающегося окна достаточно поня­тен и хорошо комментируется в системе помощи. Так, поле Вы­равнивание позволяет точно задать положение рисунка в тексте. Щелкнув на вставленном рисунке и активизировав его, можно мышью изменить его размеры или переместить в пределах сооб­щения. Щелкнув на рисунке правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Свойства, можно вызвать то же окно, что и при вставке рисунка, и изменить необходимые значения па­раметров (положение рисунка, толщину контура и др.).

Следует иметь в виду, что для передачи рисунка вместе с тек­стом должна стоять галочка у команды меню Сервис > Отправить рисунки в сообщении. В противном случае вместо рисунка будет выдана рамка с текстом, заданным в поле Дополнительный текст при встав­ке рисунка.

Вставка гиперссылок. В текст сообщения в формате HTML мо­гут быть вставлены электронный адрес, адрес Web-страницы или текстовая гиперссылка, указывающая на один из таких адресов. Адреса в явной форме вводятся непосредственно с клавиатуры.

Для создания гиперссылки необходимо:

1. Выделить предназначенный для этого текст и затем или

щелкнуть на кнопке Вставить гиперссылку в панели формати­рования или выполнить команду меню Вставка > Гиперссылка.

2. В открывшемся окне указать тип адреса (http, E-mail и др.) и сам адрес Адреса или гиперссылка также могут быть вставлены из буфера, куда они обычно заносятся при просмотре Web-стра­ниц. Адреса и гиперссылки в сообщении выделяются синим цве­том и подчеркиваются. Ошибочно созданная гиперссылка может быть преобразована в обычный текст после ее выделения по ко­манде меню Правка > Удалить гиперссылку,

Вставка фона, подписи, визитной карточки

Задание фона, В формате HTML сообщения могут быть посла­ны на красивом фоне, называемом бланком. Необходимость ис­пользования бланка и вид бланка в отдельном сообщении уста­навливаются из окна создания сообщений по команде меню Фор­мат > Применить бланк. Чтобы автоматически применять бланк ко всем сообщениям, следует в окне ОЕ выполнить команду ме­ню Сервис > Бланк сообщения > Почта, пометить селектор Бланк и с помощью кнопки Выбрать задать вид бланка. Отменить ис­пользование бланка можно из окна СС по команде меню Формат > Применить бланк > Без бланка.

Задание подписи. В позицию указателя вставки (обычно в кон­це сообщения) может быть вставлена заранее подготовленная текстовая подпись, например, С уважением, Ваш Иванов, Под­пись готовится в окне ОЕ, по команде меню Сервис > Бланк со­общения > Почта и щелчком на кнопке Подпись. В открывшемся окне или помечается селектор Текст и текст подписи вводится н соответствующее поле, или помечается селектор Файл и с помо­щью кнопки Обзор указывается текстовый файл, содержимое ко­торого будет использоваться в качестве подписи. Если в том же окне помечен флаг Добавлять подписи во все исходящие сообще­ния, то заданная подпись будет автоматически вставляться в об­ласть текста в момент открытия окна создания нового сообще­ния. Пометка флага Не добавлять подпись при ответах и пересыл­ке определяет, будет ли выполняться автоматическая подстановка подписи при указанных операциях, Если подпись заготовлена, но ее автоматическая подстановка не предусмотрена, то она может быть вставлена из окна Создания сообщения щелчком на кнопке Вставить подпись. Вставленная любым способом подпись может быть стерта или отредактирована как обычный текст.

Вставка визитной карточки. Эта операция легко может быть исполнена с помощью ОЕ путем добавления в сообщение своей визитной карточки из адресной книги. Ваша визитная карточка может или автоматически добавляться во все отправляемые Вами сообщения или только в конкретно заданные.

В обоих случаях ОЕ предварительно должна быть подготовле­на к передаче визитной карточки:

1. В основном окне ОЕ выполнить команду меню Сервис > бланк сообщения.

2. Щелкнуть на кнопке Подпись.

3, Внизу открывающегося окна с помощью раскрывающегося списка следует указать метку визитной карточки из адресной книги, которая будет вставляться в сообщение. Автоматическое отправление визитной карточки во всех сообщениях обеспечит пометка флага Вкладывать карточку во все сообщения в том же ок­не. Если этот флаг не помечен, но карточка создана, то послать ее можно будет, если в окне создания сообщения поставить галочку в команде меню Вставка > Визитная карточка.

При вставке визитной карточки ее пиктограмма появляется справа в адресном поле сообщения. Щелчок на этой пиктограмме правой кнопкой мыши позволяет открыть карточку и при необхо­димости внести в нее изменения, а также удалить ошибочно вставленную карточку.

Пересылка вложений

Сообщение может содержать вложенные файлы. Для вложения файла в сообщение необходимо:

1. В окне СС щелкнуть на кнопке Вставить файл или вы­полнить команду меню Вставка > Вложение файла,

2. В открывшемся окне выбрать файл для вложения. После это­го под областью текста открывается область вложений (если она не была открыта ранее), в которую помещается пиктограмма вложен­ного файла с указанием его названия и размера.

3. Щелчок правой кнопкой на вложенном файле открывает контекстное меню, с помощью которого файл может быть про­смотрен или удален.