Использование цифровой подписи и шифрование сообщений

Общая схема использования инструментов

Наличие цифровой подписи в сообщении электронной почты позволяет получателю с достаточно большой уверенностью счи­тать, что письмо, пришедшее от Вашего имени, действительно послано Вами. Цифровая подпись также используется для шиф­ровки и дешифровки сообщений. Общая схема использования цифровой подписи состоит из следующих шагов:

1. Зарегистрировавшись на одном из специальных серверов, от­правитель получает уникальный код, называемый цифровым удо­стоверением (далее ЦУ), которое включается в его учетную запись. Полученное цифровое удостоверение можно сохранить в файле, в том числе на дискете, и впоследствии восстановить при наруше­нии работоспособности системы или перенести на другой ПК.

2. Отправитель может или автоматически включать цифровую подпись (далее ЦП) во все посылаемые сообщения или добавлять подпись в конкретное сообщение по специальной команде. Вме­сте с подписью получателю может быть передано и цифровое

удостоверение*. В явном виде ни цифровая подпись, ни цифро­вое удостоверение нигде в сообщении не появляются.

3. Сообщение, поступившее с цифровой подписью, помечает­ся специальным значком, подтверждающим авторство письма, если оно было отослано с помощью учетной записи, содержащей соответствующее цифровое удостоверение. При попытке исполь­зовать в сообщении цифровую подпись с какими-либо признака­ми нарушения авторства, сообщение будет отправлено, однако у получателя оно будет помечено предупреждающим значком и со­провождаться соответствующим комментарием.

4. Получив сообщение с цифровой подписью и удостоверени­ем, получатель может проверить, кем и когда выдано удостовере­ние, просмотреть сведения о фирме, выдавшей удостоверение и подтверждающей достоверность авторства при передаче сообще­ния. На основании этой информации получатель может опреде­лить уровень доверия к подтверждению авторства с помощью данного удостоверения.

5. Абонент, получивший письмо с цифровой подписью и циф­ровым удостоверением, должен сохранить удостоверение в своей адресной книге, в визитной карточке владельца подписи (пред­полагается, что такая карточка уже существует или прислана в со­общении, подписанном цифровой подписью).

6. Имея в своей адресной книге чье-либо цифровое удостовере­ние, можно его владельцу посылать сообщения в зашифрованном виде При этом на экране владельца удостоверения такое сообще­ние будет представлено в обычном читаемом виде без каких-либо дополнительных действий с его стороны, и только специальный значок в заголовке сообщения будет свидетельствовать, что оно пришло в зашифрованном виде. Еще раз подчеркнем, что шифро­вать сообщения можно, только если в адресной книге отправителя имеется цифровое удостоверение адресата.

* На самом деле с цифровой подписью передается не само цифровое удо­стоверение, а некоторая его часть, называемая общим ключом. Общий ключ не может быть использован в качестве цифрового удостоверения, подтверждающего авторство отправителя. Он служит другим целям. Однако видимо для того, чтобы не перегружать пользователя излишни­ми терминами, и само цифровое удостоверение владельца, и то, что он отправляет адресату вместе с цифровой подписью, обозначается одним и тем же термином цифровое удостоверение.

7. Цифровую подпись из визитной карточки получателя мож­но сохранить в файле, а затем с его помощью импортировать под­пись в другую адресную книгу.

Получение, установка, сохранение и восстановление цифрового удостоверения

Получение ЦУ. Чтобы использовать цифровую подпись, необ­ходимо сначала получить цифровое удостоверение и затем вклю­чить его в учетную запись. Получение ЦУ выполняется после со­единения с провайдером из окна ОЕ по команде меню Сервис > Учетные записи. Далее выделяется нужная учетная запись, откры­вается ее окно Свойства и вкладка Безопасность, в которой щел­кают на кнопке Получить цифровое удостоверение. После этого загружается Web-страница со списком сайтов, выдающих цифро­вые удостоверения. С узла фирмы Verisign Inc. (https://www. verisign.com/) можно бесплатно получить цифровое удостовере­ние, действующее в течение 60 дней. Этого вполне достаточно для отработки технологии работы с указанными инструментами. Дальнейший процесс получения удостоверения состоит из сле­дующих шагов:

1. Щелкнуть на ссылке фирмы VeriSign;

2. Перейти в конец открывшейся страницы и щелкнуть на ссылке бесплатного удостоверения 60-Оу Trial Digital ID;

3. Щелкнуть на кнопке Accept согласия с условиями использо­вания удостоверения;

4. Заполнить поля открывшейся формы, среди которых обяза­тельными являются поля имени, фамилии, электронного адреса и поля Challenge phrase, В дальнейшем заданные имя и фамилия используются в качестве имени (названия) выдаваемого цифро­вого удостоверения, а поле Challenge phrase служит Вашим паро­лем для фирмы VeriSign. Заполнив указанные поля, следует щелкнуть на кнопке Install;

5. Ван будет предложено на том же ПК получить сообщение по электронной почте, которое придет минут через 15-20;

6. Получив сообщение, нужно скопировать в буфер прислан­ный Вам код цифрового удостоверения, и щелкнуть на имеющей­ся в письме ссылке для продолжения процесса получения ЦУ;

7. Откроется окно, в поле которого следует вставить из буфера присланный код и щелкнуть на кнопке Submit. Если все выполне­но правильно, то будет выдано сообщение о присвоении цифро­вого удостоверения.

Включение ЦУ в учетную запись. Получив цифровое удостове­рение, следует вернуться на вкладку Безопасность в окне Свойст­ва учетной записи, пометить флаг Цифровое удостоверение при отправке от и щелкнуть на кнопке Цифровое удостоверение. В от­крывшемся окне выбрать цифровое удостоверение, которое сле­дует связать с данной учетной записью (будут показаны только удостоверения с адресом электронной почты, совпадающим с ад­ресом в выбранной учетной записи).

Сохранение и восстановление Цифрового удостоверения выпол­няется не из Outlook Express, a из Internet Explorer. Для сохранения ЦУ необходимо из окна IE выполнить команду меню Вид > Свой­ство обозревателя > Содержание и щелкнуть на кнопке Личная. В результате откроется окно со списком названий установленных удостоверений, если их несколько. Для сохранения нужного ЦУ следует сначала щелкнуть на его названии в списке, а затем на кнопке Экспорт. После этого потребуется задать пароль и имя файла, в котором оно будет сохранено. Файл с цифровым удосто­верением по умолчанию имеет расширение pfx.

Для восстановления ЦУ следует повторить команду меню Вид > Свойство обозревателя > Содержание и щелкнуть на кнопке Лич­ная. Далее в открывшемся окне щелкнуть на кнопке Импорт и затем задать имя файла, содержащего ЦУ, и пароль, при котором оно бы­ло сохранено. После восстановления ЦУ его необходимо заново ус­тановить, аналогично тому, как это делалось при era получении.

Операции с цифровой подписью

Получив цифровое удостоверение и включив его учетную за­пись, с помощью которой будут передаваться сообщения, можно начать выполнять описанные ниже операции.

Включение цифровой подписи в сообщение может выполняться автоматически для всех отправляемых сообщений или только для некоторых. Режим автоматического включения подписи устанав­ливается после выполнения из окна ОЕ команды меню Сервис > Параметры > Безопасность и пометки флага Отправлять все сооб­щения с цифровой подписью. Если автоматическое включение цифровой подписи не предусмотрено, она может быть добавлена в текущее сообщение щелчком на инструментальной кнопке Цифровая подпись сообщения в окне Создать сообщение или по команде меню Сервис > Цифровая подпись, выполненной из то­го же окна.

Обе команды становятся доступны только после получения цифрового удостоверения и включения его в учетную запись. В

обоих случаях отправляемое сообщение помечается значком А цифровой подписи.

Пересылка цифрового удостоверения возможна только вместе с цифровой подписью и выполняется это с двумя целями:

• предоставления получателю возможности убедиться в на­дежности выданного удостоверения;

• использования цифрового удостоверения при шифровании писем.

Чтобы цифровое удостоверение было переслано вместе с циф­ровой подписью, должен быть помечен флаг Включать цифровое удостоверение с подписью. Этот флаг находится в окне, которое открывается при щелчке на кнопке Дополнительно, имеющейся на вкладке меню Сервис > Параметры > Безопасность. После ин­сталляции IE этот флаг включен.

Получение сообщения с цифровой подписью. Заголовки сооб­щений, поступивших с цифровой подписью, помечаются знач­ком цифровой подписи, если сообщение было отправлено с со­блюдением всех правил, а именно: использовано цифровое удо­стоверение, соответствующее параметрам учетной записи, для которой оно выдано. При первом просмотре такого сообщения выдается комментарий, поясняющий смысл цифровой подписи. В комментарии содержится флаг, пометка которого исключит вывод этого комментария в дальнейшем. Щелчок на кнопке Про­должить, расположенной в конце комментария, скроет коммен­тарий и покажет текст сообщения.

При использовании цифрового удостоверения, не соответст­вующего параметрам учетной записи, для которой оно выдава­лось, в заголовке полученного сообщения проставляется значок цифровой подписи, перечеркнутый крестом. При этом обяза­тельно выдается описанный выше комментарий к цифровой под­писи, После щелчка на содержащейся в комментарии кнопке Продолжение приводятся причины, вызвавшие сомнения в под­линности цифровой подписи.

Проверка подписи и установление уровня доверия к ней могут быть выполнены следующим образом:

1. выделить заголовок соответствующего сообщения;

2. выполнить команду меню Файл > Свойства > Безопасность или команду Свойства > Безопасность из контекстного меню;

3. в открывшемся окне щелкнуть на кнопке Проверить цифро­вую подпись, что приведет к открытию нового окна Свойства сер­тификата с четырьмя вкладками. Во вкладках Общие, Сведения, Дополнительно содержится информация, позволяющая судить, насколько надежна подпись и авторского письма.

Сохранение цифрового удостоверения в адресной книге необхо­димо для отправления владельцу удостоверения шифрованных писем. Для сохранения удостоверения следует:

1. выделить заголовок соответствующего сообщения;

2. выполнить команду меню Файл >Свойства > Безопасность или команду Свойства > Безопасность из контекстного меню;

3. в открывшемся окне щелкнуть на кнопке Добавить в адрес­ную книгу и указать метку визитной карточки, в которую она до­бавляется.

После добавления цифровой записи в визитную карточку або­нента ее пиктограмма в адресной книге будет помечена соответ­ствующим значком. Проверить цифровую запись такого абонента и изменить уровень доверия к ней можно непосредственно из ад­ресной книги. Для этого необходимо вызвать визитную карточку абонента (например, дважды щелкнув на его записи) и раскрыть вкладку Цифровое удостоверение. Щелчок на кнопке Свойства в этой вкладе вызовет появление окна Свойства сертификата, опи­санного чуть выше, в котором могут быть выполнены указанные там же действия.

Экспорт и импорт цифрового удостоверения. Удостоверение, сохраненное в визитной карточке абонента, может быть скопиро­вано в файл. Для этого следует раскрыть вкладку Цифровое удо­стоверение и щелкнуть на кнопке Экспорт. В открывшемся окне следует указать папку и имя файла, в котором сохранится удосто­верение. Для внесения ранее сохраненного цифро­вого удостоверения в визитку адресата необходимо во вкладке Цифровое удостоверение щелкнуть на кнопке Экспорт и затем указать файл, содержащий ЦУ.

Отправление и получение шифрованных писем. Посылка за­шифрованных сообщений возможна только после получения цифрового удостоверения адресата и сохранения удостоверения в визитке адресата в адресной книге.

Действия, необходимые для зашифровки сообщения, анало­гичны действиям при включении в письмо цифровой подписи. Шифрование может выполняться автоматически для всех отправ­ляемых сообщений или только для некоторых. Режим автомати­ческого шифрования устанавливается после выполнения из окна ОЕ команды меню Сервис > Параметры > Безопасность и помет­ки флага Шифровать содержимое исходящих сообщений. Если автоматическое шифрование не предусмотрено, оно может быть выполнено для текущего сообщения щелчком на инструменталь­ной кнопке Шифрование сообщения в окне Создать сообще­ние или по команде меню Сервис > Зашифровать, выполненной из того же окна. При первом получении зашифрованного сообщения оно будет сопровождаться пояснительной запиской, объясняющей смысл шифрования. Пометка имеющегося в пояснении флага отменит выдачу подобной записки впредь, а щелчок на кнопке Продол­жить выведет текст сообщения. В дальнейшем адресат будет сразу видеть на экране текстовую часть сообщения, и только наличие соответствующего значка в заголовке сообщения будет свиде­тельствовать, что оно пришло в зашифрованном виде.

Просмотр сообщений

Операции с заголовками сообщении:

Идентификация сообщений. Каждое сообщение кратко описы­вается с помощью таких его атрибутов, как метка отправителя, тема сообщения, дата поступления и др. Совокупность этих атри­бутов вместе с некоторыми другими характеристиками называет­ся заголовком сообщения.

Просмотр заголовков и настройка его полей. Все сообщения распределяются по папкам ОЕ. В окне ОЕ выдаются сведения о сообщениях, содержащихся в открытой (активной) папке, поме­ченной в левой части окна (поле лапок) синим цветом. Каждому сообщению в правой верхней области окна (в поле заголовков) соответствует одна строка — заголовок сообщения, содержащий заданные пользователем поля (важность, наличие вложений, ОТ, тема, получено и т.д.) и кратко характеризующие сообщение. Со­став и последовательность расположения полей в заголовке могут быть изменены пользователем. Для изменения состава полей, вы­даваемых в заголовке, следует выполнить команду меню Вид > Столбцы и в открывшемся окне переместить названия требуемых полей справа налево или наоборот. Для изменения последова­тельности полей в заголовке нужно ввести указатель мыши в на­звание соответствующего столбца заголовка и перетащить стол­бец мышью в новую позицию. Ширина заголовков может быть изменена перемещением мышью разделяющей их границы.

Значки в заголовках. Слева от заголовка помещается значок с рисунком, несущим дополнительную информацию о сообщении. Полный список используемых значков с комментариями приве­ден в справочной системе ОЕ и может быть выведен нажатием клавиши <F1>, выбором вкладки Указатель и заданием в качестве объекта поиска слов значки почты. Из наиболее часто встречаю­щихся значков могут быть указаны следующие:

запечатанный и распечатанный конверт — соответ­ственно не прочитанное и прочитанное сообщение. Заголо­вок непрочитанного сообщения к тому же выделен полу­жирным шрифтом;

распечатанный конверт с листом бумаги - сообщение еще не отправлено, и его можно продолжить редактировать. Таким значком помечаются подготовленные к отправке со­общения, помещенные в папку Исходящие, а также сообще­ния, сохраненные в папке Черновики;

• восклицательный знак — важное сообщение;

• скрепка — сообщение содержит вложение.

Упорядочивание заголовков и скрытие прочитанных сообщений.

По команде меню Вид > Сортировка заголовки сообщений могут

быть упорядочены в желаемой последовательности (по важности, автору, теме, дате поступления и др.). Можно отсортировать спи­сок сообщений, щелкнув заголовок столбца, по которому нужно провести сортировку. Повторный щелчок изменит порядок сор­тировки с возрастающей на убывающий или наоборот. Командой меню Вид > Текущий просмотр устанавливается, будут ли пока­заны заголовки всех сообщений в папке или только непрочитанных,

Выделение заголовков. В каждый момент о/1ин из заголовков вы­делен (выбрано сообщение). Выделить заголовок можно щелчком на нем мышью или перемещая выделение с помощью вертикаль­ных стрелок управления курсором .Одновременно может быть выделено несколько сообщений, если, начиная со второго со­общения, щелкать на их заголовках при нажатой клавише <Ctrl>, Повторный щелчок на выделенном заголовке при нажатой клавише <Ctrl> снимает выделение. Если выделить какой-либо заголовок (начальный), а затем, держа нажатой клавишу <Shift>, щелкнуть мышью на другом заголовке (конечном), то выделятся сразу все за­головки, расположенные между начальным и конечным.

Поиск сообщения. Нужное сообщение может быть быстро най­дено и выделено по команде меню Правка > Найти сообщение или по кнопке Найти. В обоих случаях в открывшемся окне Найти зада­ются атрибуты заголовков (от кого и/или когда получено, тема и др.), используемые для поиска. В качестве атрибута поиска также может быть задан фрагмент текста из текстовой части сообщения. В результате поиска выделяется первый заголовок, расположен­ный ниже текущего и удовлетворяющий заданным условиям,

Операции с заголовками (сообщениями). Выделенные заголов­ки и соответствующие им сообщения могут быть скопированы или перемещены в другую папку, распечатаны, удалены, помече­ны как прочитанные или непрочитанные. Указанные операции могут быть выполнены с помощью команд контекстного меню или с помощью одноименных команд меню Правка.

Работа с папками. В круглых скобках справа от названий па­пок может стоять число, указывающее количество непрочитан­ных сообщений в этой папке. Названия таких папок набраны по­лужирным шрифтом. Нужная папка активизируется одинарным и раскрывается двойным щелчком на ней. Щелчок правой кноп­кой на имени папки открывает контекстное меню, с помощью которого можно переименовать папку, создать в ней вложенную папку или удалить папку. Изначально в ОЕ имеется набор слу­жебных папок (Входящие, Исходящие и др.) которые нельзя ни удалить, ни переименовать. Новая папка того же уровня, что и служебные (корневая папка) создается по команде Создать палку из контекстного меню, вызванного для папки Outlook Express. Папки, имеющие вложенные папки, помечаются слева маркером иерархии. Щелчок на плюсовом маркере приводит к показу всех вложенных папок, а маркер становится минусовым. Щелчок на минусовом маркере скрывает вложенные папки, а маркер делает плюсовым. Активную папку вместе с содержимым можно пере­местить по команде меню Правка > Переместить в папку или пе­ретащить мышью на новое место.

Отправление и получение сообщений

Подготовка к отправлению и отправление сообщения

Отправлению сообщений может предшествовать любое из сле­дующих действий:

1. Назначение сообщению одного из трех уровней важности ми команде меню Сервис > Важность. Уровень важности влияет только на представление заголовка сообщения в окне ОЕ при его

получении адресатом. Важные сообщения помечаются восклица­тельным знаком, сообщения низкой важности помечаются на­правленной вниз стрелкой , обычные сообщения (устанавли­вается по умолчанию) не помечаются никак.

2. Сообщение может сопровождаться цифровой подписью или посылаться зашифрованным,

3. По кнопке № или команде меню Сервис > Проверить имена могут быть проверены все адреса, заданные в сообщении, на их наличие в адресной книге.

4. Может быть проверено правописание по команде меню Сервис > Правописание. Однако проверка правописания будет выполняться автоматически, если в основном окне ОЕ по коман­де меню Сервис V Параметры > Правописание пометить флаг Всегда проверять правописание перед отправкой. В том же окне устанавливаются параметры, определяющие правила, используе­мые при проверке правописания.

Отравление сообщения может быть выполнено е соответствии с параметрами, заданными в учетной записи, установленной по умолчанию, или с помощью учетной записи, указанной в момент пересылки. Отправление сообщения также может быть немедленное или отложенное. Отложенное отправление означает, что созданное сообщение сохраняется в папке Исходящие, откуда оно будет от­правлено только по специальным, рассмотренным ниже командам.

Если в окне команды меню Сервис > Параметры > Отправка, выполненной из окна ОЕ, помечен флаг Отправлять сообщения не­медленно, то отправить сообщение немедленно можно, щелкнув на кнопке Отправить. При этом для отправления будет использо­вана учетная запись, установленная по умолчанию. Если указан­ный флаг не помечен, то по кнопке Отправить будет выполнена отложенная пересылка. Независимо от значения флага Отправлять сообщения немедленно можно немедленно отправить сообщение, выполнив из окна СС команду меню Файл ►Отправить сообщение на..., после чего следует указать (выбрать из списка) учетную за­пись, с помощью которой будет выполнена пересылка. Если сооб­щение готовилось в автономном режиме, то при немедленном от­правлении выполнится подключение к провайдеру.

Если флаг Отправлять сообщения немедленно не был помечен, то по кнопке Отправить выполняется отложенное отправление и при этом используется учетная запись, заданная по умолчанию. Независимо от состояния флага немедленной пересылки отложенное отправление может быть выполнено по команде меню Файл > Отправить позднее на..., после чего должна быть указана необходимая учетная запись. При этих действиях созданное со­общение будет не отправлено, а сохранено в папке Исходящие.

Немедленное отправление всех сообщений, накопленных в папке исходящие, производится из окна ОЕ по команде меню Сервис > Отправить. Отправление также может быть иницииро­вано по кнопке Доставить почту, однако при этом одновременно произойдет и чтение сообщений для всех имеющихся в ОЕ учет­ных записей. Команда меню Сервис > Доставить почту позволяет выполнить эти операции только для требуемой учетной записи.

После отправления сообщений любым описанным способом окно СС закрывается. Если в основном окне ОЕ выполнить ко­манду меню Сервис > Дополнительно > Отправка и пометить флаг Сохранять копию в папке Отправленные, то копии отправ­ленных сообщений будут помещаться в папку Отправленные. Впоследствии удалить сообщения из папки Отправленные можно только вручную.

Получение сообщений

Для просмотра адресованных Вам писем они должны быть считаны с сервера провайдера в Ваш компьютер. Это выполняет­ся по кнопке Доставить почту или команде меню Сервис > Доста­вить почту, выполненной из окна ОЕ. В случае использования ко­манды Доставить почту можно указать учетную запись, для кото­рой следует выполнить команду. Процесс доставки почты может быть автоматизирован, если в окне команды меню Сервис > Па­раметры > Общие пометить флаг Проверять новые сообщения ка­ждые... и указать частоту проверки поступлений почты. Если ука­занный флаг помечен, то доставка почты будет автоматически выполняться при вызове ОЕ, при этом в случае необходимости будет выполняться автоматическое подключение к провайдеру.

Заголовки всех прочитанных сообщений помещаются в папку Входящие.

В целях минимизации времени подключения к Интернету в окне команды меню Сервис > Параметры > Удаленное соедине­ние следует пометить флаг Разорвать соединение при завершении доставки.

После чтения сообщений они стираются с сервера провайдера и повторно просмотреть их с другого компьютера уже невозможно.

Для чтения почты с двух компьютеров следует

1. Открыть окно Свойств Вашей учетной записи.

2. Во вкладке Дополнительно пометить флаг Оставлять копии сообщений на сервере и один из флагов, определяющих условия удалении ненужных сообщений с сервера.

Протоколирование процесса пересылки сообщений

Процесс отправления и получения сообщений протоколирует­ся в специальном окне. Если по команде меню

Сервис > Параметры >Дополнительно в группе вести журнал пометить флаг Транспорта почти то будет сохраняться протокол выполнения всех операций пересылки, вы­полненных в данном сеансе работы с ОЕ. В противном случае со­храняется протокол только последней выполненной операции.

Окно протокола может быть вызвано щелчком на кнопке ™\ расположенной в правой части строки состоянии окна ОЕ. Непо­средственно протокол пересылки можно просмотреть, щелкнув в этом окне на кнопке Подробности,

Если непосредственная пересылка сообщения не была выпол­нена по какой-либо причине (чаще всего из-за задания несущест­вующего адреса), то в специальном окне будет выдано соответст­вующее сообщение, а в правой части строки состояния появится изображение желтого треугольника с восклицательным знаком. Окно с сообщением о неудачной попытке пересылки может быть просмотрено щелчком на этом значке. Не отосланные сообщения остаются в папке Исходящие.

Обмен сообщениями с другими почтовыми программами

Каждая почтовая программа имеет свою базу данных для орга­низации хранения и просмотра сообщений. Если Вам приходится работать с несколькими почтовыми программами, то для пере­сылки сообщения из какой-либо такой программы в ОЕ следует из окна ОЕ выполнить команду меню Файл > Импорт и дальше следовать указаниям Мастера импорта. Для пересылки сообще­ния из ОЕ в другую почтовую программу необходимо из ОЕ вы­полнить меню Файл > Экспорт,

Сохранение создаваемого сообщения и возобновление его подготовки

Способы сохранения сообщения

В процессе создания сообщение может быть сохранено по ко­мандам, выданным из окна создания сообщения, двумя различ­ными способами:

1.Сохранение в одной из папок ОЕ. По команде меню Файл > Сохранить текущее сообщение сохраняется в папке Черновик, как некоторый аналог файла. При этом в качестве названия такого «псевдофайла» используется тема сообщения. Для сохранения сообщения в другой папке ОЕ следует выполнить команду меню Файл > Копировать в папку... В открывшемся окне следует вы­брать папку или создать при необходимости новую.

Сохранение в качестве обычного файла под заданным име­нем может быть выполнено по команде меню Файл > Сохранить как. При этом в поле Тип окна сохранения может быть указан один из следующих форматов сохранения: текстовом (расшире­ние txt), формате HTML (расширение htm), формате документа электронной почты (расширение eml). В текстовом файле сохра­нятся все адресные поля, тема и текст сообщения без рисунков. В формате HTML сохраняется только текстовая часть с рамками и названиями рисунков, без самих рисунков. Файлы первых двух типов в последствии не могут быть непосредственно загружены в окно создания сообщений ОЕ, но могут быть целиком вставлены в текстовую область этого окна по команде меню Вставка > Текст из файла. В формате eml сохраняются все атрибуты сообщения, и такой файл может быть загружен в окно СС с восстановлением всех полей (адресов, темы, текста, вложений).

Продолжение редактирования сохраненного сообщения

Еще не отправленное сообщение, содержащееся в папке ОЕ (в том числе в лапке исходящие), можно продолжить редактировать. Для этого в основном окне ОЕ необходимо раскрыть соответст­вующую папку и дважды щелкнуть на заголовке нужного сообще­ния. После этого будет открыто окно СС и восстановлены значе­ния всех его полей.

Для продолжения редактирования файла формата eml необхо­димо в окне Проводника или IE дважды щелкнуть на его имени. При этом также откроется окно СС и восстановятся все поля.

Загрузить в окно СС отправленное сообщение невозможно. Однако при необходимости можно раскрыть такое сообщение в окне просмотра, дважды щелкнув на заголовке сообщения в соот­ветствующей папке (скорее всето в папке отправленные) в окне ОЕ. В этом окне следует скопировать в буфер необходимые фраг­менты и затем вставить их в создаваемое сообщение.

Создание сообщений

Виды сообщений и способы вызова окна создания сообщений

Подготовка сообщения может производиться в автономном режиме до подключения к провайдеру. Сообщения создаются в окне Создать сообщение (далее СС). Как видно из рисунка, окно содержит три области: адресную, сообщения и вложений. Так как термин сооб­щение уже многократно используется в различном контексте, то для области сообщений далее будет использоваться условный термин текстовая область. Если вложений нет, то область вло­жений отсутствует. Граница между текстовой областью и обла­стью вложений может быть перемещена вверх и вниз мышью. Перемещение между полями адресной области (Кому, Копия и др.), а также между адресной и текстовой областями выполняется мышью или клавишей <Таb>.

Способы вызова окна создания сообщений:

• Создание нового сообщения, которое может наминаться од­ним из двух способов:

а) сначала вызывается окно СС, а затем в поле Кому вставля­ются адреса получателей;

6} в АК выделяются адреса получателей, а затем вызывается окно СС с уже подставленными адресами. К новым сообщениям также можно отнести сообщения, подготовка которых начинается щелчком на E-mail-ссылке;

• Продолжение подготовки незаконченного и сохраненного со­общения или редактирование ранее созданного и ждущего отправки сообщения может быть выполнено только для еще не отправленного сообщения.

Ответ автору, при котором в новое сообщение автоматиче­ски копируется адрес отправителя письма, на которое созда­ется ответ (исходного письма), тема и, возможно, текст из исходного письма- При этом в начало поля Тема вставляется префикс Re, указывающий получателю, что это ответ на ра­нее посланное им письмо. В целом этот инструмент представляет собой аналог официальных писем вида «В ответ на Ваше письмо за №,..». Для создания ответа автору сначала в основном окне ОЕ выделяют заголовок письма, на которое собираются ответить, а затем щелкают на инструментальной кнопке Ответить автору. Цепочка сообщений, с совпадаю­щим значением полей Тема {возможно с префиксом Re), на­зывается перепиской по теме.

Пересылка письма во всем совпадает с отпетом автору за дву­мя следующими исключениями:

а) в поле Кому ничего не заносится и автор должен запол­нить его сам;

б) в начало поля Тема вставляется префикс Pw.

Для пересылки письма сначала в основном окне ОЕ выделя­ют его заголовок, а затем щелкают на инструментальной кнопке Переслать сообщение.

Пересылка письма как вложения используется, когда просто его переслать не представляется возможности, например из-за отсутствия необходимых шрифтов. Если в основном окне ОЕ по команде меню

Сервис > Пара­метры > Отправка помечен флаг Включать в ответ текст ис­ходного сообщения, то при ответе автору в создаваемое со­общение вставляется вся информация исходного письма (адреса отправителя, основного получателя и получателей копий, тема, дата и время отправки). Кроме того, каждая строка текста исходного или пересылаемого сообщения (да­лее оригинального текста) вставляется в текстовую область окна СС. При пересылке письма указанная информация вставляется всегда. Как при ответе автору, так и при пере­сылке оригинальный текст можно редактировать обычным образом или удалить. Ниже оригинального текста можно добавить собственный текст. Чтобы получатель имел воз­можность отличить оригинальный текст от добавленного,

можно установить режим, при котором каждая строка ори­гинального текста будет начинаться с заданного служебного символа. Обычно в качестве такого символа используется знак больше (>). Для установления этого режима необходимо:

1. Из окна ОЕ выполнить команду меню Сервис > Парамет­ры > Отправка.

2. В группе формат посылки почты, следует щелкнуть на кнопке Настройка, стоящей справа от селектора Обычный текст. В открывшемся окне помечается флаг' Отступ исходно­го текста символом...при ответе и переписке.

3. Выбрать нужный символ в соответствующем поле.

• Заголовок окна СС. При создании нового сообщения окно так и называется Создание сообщения, которое выводится в заголовке окна. Однако это название немедленно заменяется на значение поля Тема, как только туда будет введен текст. В случае ответа автору или пересылки сообщения названию ок­на предшествуют соответственно символы Re и Fw.

Адресация письма

Задание адреса с помощью адресной книги может быть выпол­нено одним из следующих способов:

• Набором в адресном поле начальных букв метки адреса, по­сле чего ее «хвост» подставится автоматически и останется выделенным, если в АК имеется метка, начало которой сов­падает с введенным текстом. Если продолжать набор адреса, то он заменит подставленный и выделенный «хвост».

• Щелчком на пиктограмме слева от поля адреса или на кнопке Адресная книга в панели инструментов. Открывается окно Выбрать получателя, в левой части которого расположен спи­сок абонентов и групп из адресной книги, а справа — окна для полей: Кому, Копия, Скрытая. Нужные адреса выделяются в левом окне и переносятся в нужное окно справа с помощью соответствующей кнопки. В окно Кому нужный адрес может быть занесен двойным щелчком на нем в списке адресов. По­иск нужного адреса в списке можно ускорить, набирая пер­вые буквы его метки в поле Введите или выведите из списка.

Адрес, ошибочно занесенный в какое-либо окно, может быть выделен щелчком на нем и удален клавишей <Delete>. Выбор ад­ресов заканчивается по кнопке ОК, при этом выбранные и рас­пределенные по окнам метки переносятся соответственно в поля: Кому, Копия, Скрытая. Метки адресов в полях представляются в виде ссылок подчеркнутыми.

Если адресные поля в окне Создания сообщения уже заполне­ны, то щелчок на пиктограмме слева от любого из них или на кнопке Адресная книга повторно открывает окно Выбрать получа­телей, в котором можно изменить заданные адреса,

Если адреса были заданы с помощью меток, то при отправле­нии письма проверяется наличие в АК записи с указанной мет­кой. В случае отсутствия таковой выдается окно Проверить имена с сообщением об ошибке.

С помощью кнопок в этом окне можно для такой метки создать запись или из адресной книги выбрать другой адрес.

Кодировка сообщения, задание темы и формирование текстового поля

Способ кодировки сообщения должен быть задан в самом на чале его создания, и он распространяется как на поле Тема, так и на текстовую часть. По умолчанию при создании нового сообще­ния действует кодировка, установленная в шрифтовых настрой­ках ОЕ. При ответе автору по умолчанию используется кодировка исходного письма. Требуемая кодировка может быть задана по команде меню Формат > Язык,

Поле Тема. Задание информации в поле Тема весьма желатель­но, поскольку именно текст из этого поля выводится в области за­головков сообщений в окне ОЕ и именно по нему адресат судит о важности письма. Для документов, сохраненных в папках ОЕ, текст в поле Тема представляет собой аналог имени файла. Текст в поле Тема должен быть кратким, но информативным.

Режимы создания текстового сообщения. Формирование тек­стовой части сообщения (далее текста) начинается со щелчка мы­шью в текстовой области. Текст сообщения может быть создан или в виде обычного текста или в формате HTML. Нужный ре­жим подготовки текста устанавливается по команде меню Фор­мат. Применение средств форматирования текста, вставка рисун­ков и гиперссылок возможны только в формате HTML. При отве­те автору автоматически используется формат полученного письмa, если из окна ОЕ по команде меню Сервис > Параметры > От­правка пометить флаг Отвечать в формате исходного сообщения.

Форматирование текста выполняется с помощью панели фор­матирования, расположенной выше поля текста. Ее присутствие на экране регулируется командой меню Вид.

Использование буфера возможно, как, например, в Word (можно выделять фрагменты текста, копировать или переносить их в буфер, вставлять из буфера информацию, возможно занесен­ную туда в другом приложении). В позицию указателя вставки может быть вставлен текст из файла по команде меню Вставка > Текст из файла,

Вставка рисунков и гиперссылок

Вставка рисунка выполняется по команде меню Вставка > Рисунок или щелчком на одноименной кнопке М в панели форма­тирования. Смысл полей открывающегося окна достаточно поня­тен и хорошо комментируется в системе помощи. Так, поле Вы­равнивание позволяет точно задать положение рисунка в тексте. Щелкнув на вставленном рисунке и активизировав его, можно мышью изменить его размеры или переместить в пределах сооб­щения. Щелкнув на рисунке правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Свойства, можно вызвать то же окно, что и при вставке рисунка, и изменить необходимые значения па­раметров (положение рисунка, толщину контура и др.).

Следует иметь в виду, что для передачи рисунка вместе с тек­стом должна стоять галочка у команды меню Сервис > Отправить рисунки в сообщении. В противном случае вместо рисунка будет выдана рамка с текстом, заданным в поле Дополнительный текст при встав­ке рисунка.

Вставка гиперссылок. В текст сообщения в формате HTML мо­гут быть вставлены электронный адрес, адрес Web-страницы или текстовая гиперссылка, указывающая на один из таких адресов. Адреса в явной форме вводятся непосредственно с клавиатуры.

Для создания гиперссылки необходимо:

1. Выделить предназначенный для этого текст и затем или

щелкнуть на кнопке Вставить гиперссылку в панели формати­рования или выполнить команду меню Вставка > Гиперссылка.

2. В открывшемся окне указать тип адреса (http, E-mail и др.) и сам адрес Адреса или гиперссылка также могут быть вставлены из буфера, куда они обычно заносятся при просмотре Web-стра­ниц. Адреса и гиперссылки в сообщении выделяются синим цве­том и подчеркиваются. Ошибочно созданная гиперссылка может быть преобразована в обычный текст после ее выделения по ко­манде меню Правка > Удалить гиперссылку,

Вставка фона, подписи, визитной карточки

Задание фона, В формате HTML сообщения могут быть посла­ны на красивом фоне, называемом бланком. Необходимость ис­пользования бланка и вид бланка в отдельном сообщении уста­навливаются из окна создания сообщений по команде меню Фор­мат > Применить бланк. Чтобы автоматически применять бланк ко всем сообщениям, следует в окне ОЕ выполнить команду ме­ню Сервис > Бланк сообщения > Почта, пометить селектор Бланк и с помощью кнопки Выбрать задать вид бланка. Отменить ис­пользование бланка можно из окна СС по команде меню Формат > Применить бланк > Без бланка.

Задание подписи. В позицию указателя вставки (обычно в кон­це сообщения) может быть вставлена заранее подготовленная текстовая подпись, например, С уважением, Ваш Иванов, Под­пись готовится в окне ОЕ, по команде меню Сервис > Бланк со­общения > Почта и щелчком на кнопке Подпись. В открывшемся окне или помечается селектор Текст и текст подписи вводится н соответствующее поле, или помечается селектор Файл и с помо­щью кнопки Обзор указывается текстовый файл, содержимое ко­торого будет использоваться в качестве подписи. Если в том же окне помечен флаг Добавлять подписи во все исходящие сообще­ния, то заданная подпись будет автоматически вставляться в об­ласть текста в момент открытия окна создания нового сообще­ния. Пометка флага Не добавлять подпись при ответах и пересыл­ке определяет, будет ли выполняться автоматическая подстановка подписи при указанных операциях, Если подпись заготовлена, но ее автоматическая подстановка не предусмотрена, то она может быть вставлена из окна Создания сообщения щелчком на кнопке Вставить подпись. Вставленная любым способом подпись может быть стерта или отредактирована как обычный текст.

Вставка визитной карточки. Эта операция легко может быть исполнена с помощью ОЕ путем добавления в сообщение своей визитной карточки из адресной книги. Ваша визитная карточка может или автоматически добавляться во все отправляемые Вами сообщения или только в конкретно заданные.

В обоих случаях ОЕ предварительно должна быть подготовле­на к передаче визитной карточки:

1. В основном окне ОЕ выполнить команду меню Сервис > бланк сообщения.

2. Щелкнуть на кнопке Подпись.

3, Внизу открывающегося окна с помощью раскрывающегося списка следует указать метку визитной карточки из адресной книги, которая будет вставляться в сообщение. Автоматическое отправление визитной карточки во всех сообщениях обеспечит пометка флага Вкладывать карточку во все сообщения в том же ок­не. Если этот флаг не помечен, но карточка создана, то послать ее можно будет, если в окне создания сообщения поставить галочку в команде меню Вставка > Визитная карточка.

При вставке визитной карточки ее пиктограмма появляется справа в адресном поле сообщения. Щелчок на этой пиктограмме правой кнопкой мыши позволяет открыть карточку и при необхо­димости внести в нее изменения, а также удалить ошибочно вставленную карточку.

Пересылка вложений

Сообщение может содержать вложенные файлы. Для вложения файла в сообщение необходимо:

1. В окне СС щелкнуть на кнопке Вставить файл или вы­полнить команду меню Вставка > Вложение файла,

2. В открывшемся окне выбрать файл для вложения. После это­го под областью текста открывается область вложений (если она не была открыта ранее), в которую помещается пиктограмма вложен­ного файла с указанием его названия и размера.

3. Щелчок правой кнопкой на вложенном файле открывает контекстное меню, с помощью которого файл может быть про­смотрен или удален.

Адресная книга

Назначение адресной книги

Функции записной книжки в ОЕ выполняет инструмент (про­грамма), называемый Адресная книга (далее АК).

АК имеет несколько окон, в каждом из которых выполняются определенные операции. Так, в главном окне АК в краткой форме выводятся наиболее важные сведения об абонентах. Подробные же сведения о каждом абоненте содержатся в его визитной карточке. Строка в окне АК далее будет называться записью соответствующего абонента.

Вызов адресной книги и вид окна

Существует несколько способов вызова главного окна АК. Один из них — вызов АК из основного окна ОЕ щелчком на инст­рументальной кнопке Адресная книга или по команде меню Сер­вис > Адресная книга. Вид главного окна может изменяться в со­ответствии со значением опций, заданных в ниспадающем меню команды меню Вид. Так выбор одной из опций крупные значки, мелкие значки, список, подробности определяет способ представ­ления сведений об абонентах.

Работа с записями в адресной книге. Сортировка записей в АК.

Для упорядочения записей в окне АК по значениям какого-либо столбца (например, по полному имени или по фамилии) следует:

1) щелкнуть на заголовке этого столбца. При этом по первому такому щелчку записи сортируются в порядке возрастания значе­ний в столбце, а по второму щелчку — в порядке убывания;

2) выполнить команду меню Вид > Сортировка.

Командой меню Вид > Сортировка определяется тип исполь­зуемой метки адреса. Так, при пометке по этой команде опции имя в качестве меток адреса используется поле Вид из визитных карто­чек абонентов, а при выборе опции фамилия — ФИО абонента.

Сохранение и восстановление адресной книги. При больших объ­емах переписки для сохранения АК, в том числе на дискете, сле­дует выполнить команду меню Файл > Экспорт, После этого нач­нет работать Мастер экспорта, в котором следует указать, что АК необходимо сохранить в виде текстового файла, разделенного за­пятыми. Смысл остальных задаваемых полей ясен из их названий. Сформированный таким образом файл, содержащий АК, по умолчанию имеет расширение csv. Восстановление АК выполня­ется по команде меню Файл > Импорт. Начавшему после этого работать Мастеру импорта также следует указать, что книгу необ­ходимо восстановить из текстового файла, разделенного запятыми и далее следовать вполне понятным указаниям. Следует иметь в виду, что новые импортируемые адреса добавляются к уже имею­щимся. Если метка импортируемого адреса совпадает с имею­щейся в книге, то в зависимости от указаний пользователя или могут быть сохранены старые атрибуты абонента с этой меткой, или значения всех атрибутов заменятся на импортируемые.

Непосредственный ввод сведений об адресате выполняется по­сле щелчка на кнопке Создать адрес в окне адресной книги или после выполнения в том же окне команды меню Файл > Создать адрес. После этого открывается окно визитной карточки, изобра­женное на рис. 3, в поля которого следует внести имеющиеся све­дения. Обязательным является ввод информации хоть в одно по­ле группы имя. Остальные сведения могут быть внеcены позднее. Значение поля Вид автоматически формируется по мере заполне­ния полей: Имя, Отчество, Фамилия, но в него может быть введе­на любая удобная метка, которая в дальнейшем будет появляться в столбце Полное имя главного окна АК, Если в группе имя заполнено только поле Прозвище, то в качестве метки будет использо­ваться именно это значение.

Автоматическое занесение в адресную книгу адреса получателя сообщения. Данный режим устанавливается из основного окна ОЕ по команде меню Сервис > Параметры > Общие и пометке флага Автоматически заносить получателей в адресную книгу. Этот режим обычно используется для сохранения адресов авторов поступив­ших Вам сообщений. Адрес абонента заносится в АК только после выделения заголовка сообщения, на которое Вы хотите ответить, и щелчка на кнопке Ответить автору. После этого открывается окно Создания сообщения, в котором в поле Кому уже будет вставлен ад­рес автора исходного сообщения. Одновременно адрес будет со­хранен в адресной книге и при этом в качестве метки будет ис­пользовано значение поля От .Занесение в АК произ­водится, если адрес с такой меткой в АК отсутствует.

Поиск людей и адресов в Интернете

В Outlook Express имеется специальная служба каталогов, по­зволяющая найти электронный адрес человека в Интернете по

его имени и фамилии. Для этого в WWW имеются серверы, пре­доставляющие указанный сервис. Список серверов можно про­смотреть из окна ОЕ по команде меню Сервис > Учетные записи > Служба каталогов или из окна АК по команде меню Сервис > Учетные записи. При необходимости в этот список можно доба­вить новый каталог.

Для поиска адреса по имени или фамилии необходимо в окне АК:

• щелкнуть на кнопке Найти;

• выполнить команду меню Правка > Найти.

В открывшемся окне следует выбрать каталог, с помощью ко­торого будет вестись поиск, и задать информацию для поиски.